未決箱と既決箱

現代の会社はよく知らないけど、昭和ごろの会社がテレビに映ったときに、管理職かなんかの人の机の上に「未決」「既決」と書かれた引き出しみたいな大きさの箱がおかれていて、部下から来た書類や郵便物が未決の箱の中に入り、それを読んで処理をして既決箱に入れていく、みたいな場面があった。

いつ頃だったか文房具屋に行ったときにその「既決」「未決」と書かれた箱が置いてあって、これはあれだなと思って買ったのだが、どうもあまり使い方が分からなくてうまく活用されていなかった。

最近、仕事のことや自分のこと、家のことや母のことなどめちゃくちゃ忙しくなって処理できないどころか見る気にもならない書類や郵便物がどんどん溜まっていくという状態が数年続いていたのだが、最近ようやくその整理を始めて、ただ書類の分類自体に時間がかかり、必要なものと不要なものの判断も面倒で、分類仕掛けの書類がどんどん溜まっていく、みたいなこれはこれでまた散らかる状況になっている。

書類整理が大変なのは結局は一度整理した書類がどこにしまったか分からなくなってしまうことが実に多く、いざそれを使おうと思うとありかがわからなくて「探す」という仕事が出てきてしまうことな訳だけど、これはなかなか解決できないでいる。

また、書類の中にはなぜこの書類がここにあるのかということ自体が自分ではよくわからないものが多い。自分の書類自体も訳のわからないものは多いが、父の代からとっている刊行物とか加入している団体の会紙、母の関連のものなど、会計的に必要なものなのかそうでないのか、とっておかないとどのような不都合が生じるのか、そういうことをすぐには判断できないものが多い。

ただ最近分類するときの一つのコツだとわかってきたのが、上に書いたような未決箱みたいな紙製のトレイ的なものに分類したものを入れていくこと。袋に入れたり引き出しに入れたりするとどこにあったのかわからなくなる。それから、なるべく細かく分類して入れていくこと。これは一度細かく分類しておくとその山が何の山だったかすぐにわかるという利点がある。

逆に、「同じ系統のもの」という雑破な分類で仕分けておくと、その系統が何の系統だったのかすぐわからなくなるし、どれを見ればいいのかもわからない。だから例えばガスと電気の領収証を光熱費とかでまとめるよりも、ガスはガス、電気は電気で分類しておいたほうが後で格段に使いやすくなるということだ。

そして、分類前には「未決箱」を用意してどさっと入れておくのがいいということ。やる気になったとき、あるいは決めておいた時間にそれを片付ける。分類して別の箱に入れ、処理すべきものは既決の箱に入れて銀行に持って行ったりするための実際のスケジュールに反映させる。

昔はそれぞれ手分けしてやっていた仕事が全部自分のところに来てしまっているので分類するのも銀行に行ったり収納に必要な用具を買い物に行ったり、分類後の処理も全部自分の仕事になっている。

整理しているうちに何をどう考えてどう整理すればいいのか、混乱してしまうことが多くて結局片付かない、ということが多い訳なのだが、混乱するのは結局「今自分がやっていることにどういう意味があるのか」がわからなくなるからだなと思う。腰を落ち着けて整理をしながらその書類の存在の意味について考えたりすることで自分のやってることが見えてくることもある。

だから今のところ、整理の途中で時間が無くなったりやる気が無くなったりしてもいつからでも整理を再開できる状況を作っておくことが大切だなと思っている。箱に入れて並べておけばどれに何が入っているかすぐわかるし、他のものと混ざることも避けられる。部屋の隅に押し込めておいて再開するときにまた並べればいい。

これは書類整理とは直接関係ないけれども、時々自分のやっていることを文章にしてみることで自分がやっていることや自分自身の現在の状況が客観的に理解できたりすることもあるし、それぞれの書類の背後にある仕事や人付き合い、それぞれの団体と自分との関係などについて図解してみたりすることで自分がいる位置が見えたりすることもある。結局頭の中の整理が一番大事だし面倒なことなんだと思う。

私は基本的になんでもとっておく方なので、時々大学時代の授業のノートとか引っ張り出して読んだりすることもあるのだが、それだけに整理の方法論を確立することは大事だなと思いながら毎日試行錯誤している。

でも、「細かく分ける」「箱・トレイを使って分類する」「未決箱と既決箱を活用する」というのは最近見つけた整理の原則の中では割と正しいことだと今のところは思っている。